外貿(mào)企業(yè)在聯(lián)系一帶一路客戶的時候，要摒棄歐美日市場時候那種直截了當(dāng)?shù)拈_發(fā)信方式，注意禮貌策略，才能更好地登上價格PK臺。撰寫外貿(mào)函電的目的是為了交流業(yè)務(wù)信息，建立和維持良好的商業(yè)伙伴關(guān)系。要寫出一封得體的外貿(mào)信函，通常要遵循七個原則，即清晰、完整、簡潔、具體、正確、體諒和禮貌。其中體諒和禮貌兩個原則都強調(diào)了禮貌在函電中的重要性。在寫外貿(mào)信函時，要從對方的角度出發(fā)考慮和照顧對方的利益，既要照顧收信人的面子又要保全發(fā)信人自己的面子，禮貌策略的應(yīng)用體現(xiàn)在信函的每個組成部分之中。
一般外貿(mào)信函具有七個基本組成部分：信頭、日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語和落款簽字。當(dāng)然可能還有其他部分如：事由標題、附件和抄送等。本文只探討禮貌策略在基本組成部分中的應(yīng)用。外貿(mào)信函的發(fā)信人和收信人之間的關(guān)系是工作關(guān)系，比較正式，要求信函的格式要正式和規(guī)范。
1、信頭、日期和信內(nèi)地址
通常，信頭位于信函上方的中間或者左邊，包含發(fā)信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行，靠左，英美兩國日期排列順序不同，英國的順序是日、月、年，美國則為月、日、年。信內(nèi)地址是收信人的聯(lián)系方式，在日期下至少兩行。這些可以視為是積極禮貌策略“使用伙伴識別標記”在書面語中的應(yīng)用。正是外貿(mào)信函當(dāng)事人雙方之間的關(guān)系和此類信函的作用決定了要使用禮貌策略。
2、稱呼
稱呼位于信內(nèi)地址下兩行，有不同的形式，根據(jù)發(fā)信人和收信人之間的關(guān)系選擇不同的稱呼形式。比如建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函一般是發(fā)信人給收信人寫的第一封信，發(fā)信人可能并不知道對方公司的具體收信人是誰，因此稱呼語為“Dear Sirs”。隨著女權(quán)運動的發(fā)展，當(dāng)不確定收信人的性別時，現(xiàn)在多用“Dear Sir or Madam”或“Dear Madam or Sir”。當(dāng)?shù)诙位虻谌卧俳o同樣的收信人寫信時，發(fā)信人應(yīng)該知道收信人的姓名了，此時“Dear Mr.”或“Dear Ms.”加對方的姓用于稱呼語。而以后當(dāng)雙方更加熟悉，距離更近時，稱呼可變成“Dear”加對方的名字。這同樣是積極禮貌策略“使用伙伴識別標記”的采用。信函雙方當(dāng)事人之間的關(guān)系遠近決定稱呼語的使用。
3、正文
外貿(mào)函電的正文一般包括三部分：開始，實際信息和結(jié)尾。在開始部分說明寫信目的，如之前有過通信，還會提及之前相關(guān)信函。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望。結(jié)尾則表達美好愿望或感謝之情。以下外貿(mào)函電正文充分顯示：收信人與發(fā)信人之間的力
量對比以及函電的不同種類或功能決定了禮貌策略的使用。
例 1.要求建立業(yè)務(wù)關(guān)系正文的開始部分：
From the E-mail that was received from our Toronto Office,we know that your firm is of good standing and reliability in Toronto. We understand that you are particularly interested in the export of various papers to China.
正文開始部分一共兩句話就采用了三種積極禮貌策略。第一句使用了“注意對方的興趣”和“恭維對方”兩種策略，第二句則使用了“尋求一致”的策略。接著實際信息部分其中“we are confident that we will be able to give you large orders if the delivery, price and quality meet our requirements”應(yīng)用了“許諾交換條件”的積極禮貌策略。
例 2. 要求建立業(yè)務(wù)關(guān)系正文的結(jié)尾部分：
By this letter, we are contacting you with interest to enter into business relationship with your company. We hope that we may receive your catalogue soon as well as other printed materials for reference.We look forward to establishing good business relationship with you soon.
在結(jié)尾部分，采用了“給出原因”和“表示樂觀”這兩種積極禮貌策略。表示寫信目的是與對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系，并希望早日收到對方的產(chǎn)品目錄和印刷資料。在這一封短信中，至少應(yīng)用了六個積極禮貌策略，這是由于收信人在力量上占優(yōu)勢地位，發(fā)信人則處于劣勢地位，請求收信人與其建立業(yè)務(wù)關(guān)系，因此發(fā)信人會使用較多的禮貌策略表示對收信人的敬意，希望贏得對方的好感。而對于此類信件的回復(fù)，禮貌策略則應(yīng)用比較少，一般會有類似表達“we are sending you by air a catalogue together with a range of pamphlets”，使用“給與禮物”這一積極禮貌策略。因為回復(fù)郵件中原收信人變成了發(fā)信人，這時發(fā)信人占有優(yōu)勢地位，一般會表示同意接受對方建議，愿意建立業(yè)務(wù)關(guān)系。又如在報盤信中，發(fā)信人想要銷售商品，收信人占優(yōu)勢地位，需要使用禮貌策略。
例 3. 以下是一封報盤信的開始部分：
We are very pleased to receive your inquiry of 16th September and enclose our illustrated catalogue and price list giving the details you ask for. Also under separate cover we are sending you some samples and feel confident that when you have examined them you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in price.
這封信是對之前收到的詢盤信的回復(fù)，首先發(fā)信人表示很高興收到對方 9 月 16 日的詢盤信，照顧到對方的積極面子，之后采用“給與禮物”與“尋求一致”兩種積極禮貌策略。
4.結(jié)尾敬語和落款簽字
結(jié)尾敬語是外貿(mào)信函的一種正式而禮貌的結(jié)尾方式，是對收信人的尊重。通常使用表達為：“yours faithfully”,“yours truly”, 或“yours sincerely”等。落款簽字要發(fā)信人親筆簽名，但是以防簽名筆跡難辨，通常還要打印出發(fā)信人的姓名和職稱。這兒也體現(xiàn)了積極禮貌策略“使用伙伴識別標記”的應(yīng)用。
