很多時(shí)候，我們看起來很忙，其實(shí)一天都不知道忙什么，時(shí)間就過去了，事情很多但卻沒有計(jì)劃，所以做起事情來沒有效率。那外貿(mào)業(yè)務(wù)員到底如何提高工作效率？先來說說總體的時(shí)間分配吧！
一、看下匯率情況
我認(rèn)為作為一名外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時(shí)了解匯率的動(dòng)向是很有必要的，另外還可以了解下國(guó)內(nèi)原材料的價(jià)格趨勢(shì)。干完這兩件事差不多就需要發(fā)十分鐘左右。
二、查看客戶跟蹤情況表
一般來說我的每個(gè)客戶，我就會(huì)在excel表格中做個(gè)標(biāo)記，每天上班查看下哪些客戶是已經(jīng)有一段時(shí)間沒有聯(lián)系的。我的一段時(shí)間一般指的是兩到三周左右。然后給他們發(fā)問候郵件，根據(jù)不同的客戶選擇不同的內(nèi)容。
好處：
1）和客戶始終保持聯(lián)系，讓客戶記得你。當(dāng)客戶需要換供應(yīng)商的時(shí)候，應(yīng)該會(huì)第一時(shí)間想到你吧，堅(jiān)持不懈的聯(lián)系會(huì)讓你感覺很有誠(chéng)意想要合作吧！當(dāng)原本的供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)，我們的機(jī)會(huì)就來了。郵件內(nèi)容最好還是簡(jiǎn)潔為主吧，跟進(jìn)的時(shí)候不需要寫那么多，不要像寫開發(fā)信的時(shí)候。
2）保持了解關(guān)系，體現(xiàn)服務(wù)。不要認(rèn)為出了貨，收了尾款就沒有你的事了。那就大錯(cuò)特錯(cuò)，經(jīng)驗(yàn)告訴我每一次售后跟進(jìn)都是再來一單的機(jī)會(huì)，因?yàn)榧訌?qiáng)了客戶對(duì)我們的印象甚至信任，這些會(huì)起到潛移默化的作用，反正是舉手之勞的事，做了也沒損失，為何不做？
3）發(fā)郵件其實(shí)也是在間接的提醒老客戶是否考慮新的訂單計(jì)劃 ，老客戶收到郵件后一般會(huì)很快回復(fù)，并且告知我們具體什么時(shí)間有新的訂單。
三、查看每日工作計(jì)劃表
查看每日的工作計(jì)劃表目的是看看昨天還有哪些工作沒有完成。其實(shí)說句心里話，外貿(mào)業(yè)務(wù)員這份工作是需要打持久戰(zhàn)的，時(shí)間比較長(zhǎng)，比較辛苦，沒有足夠的耐心，一般是堅(jiān)持不下去的。會(huì)在思考要不要辭職，怎么還沒下單，怎么還沒客戶之類的話。開始在抱怨、在放棄。其實(shí)外貿(mào)就像種植一樣，需要一個(gè)過程，時(shí)間很長(zhǎng)，然后慢慢等待著收獲的一天。關(guān)于昨天沒有完成的工作，要確定今天什么時(shí)間完成，然后再開展今天的工作。
這里我想說的是，我們做任何事情，其實(shí)都反映出我們的價(jià)值觀。打個(gè)比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計(jì)劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績(jī)的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內(nèi)容我想是在維護(hù)老客戶。
人的一生有很多階段，每個(gè)階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個(gè)階段的你，最想要的是什么，這個(gè)很重要。 按照每天、每周、每月、每季度計(jì)劃好工作，然后按照事情的性質(zhì)進(jìn)行分類，進(jìn)行優(yōu)先處理。
四、合理高效地運(yùn)用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件
1） 即時(shí)帖
這個(gè)做法很像便利貼女孩，哈哈！我們每天可以把要做的工作寫下來，按照1,2,3,4進(jìn)行排列。貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個(gè)專門的軟抄的筆記本上。每完成一個(gè)，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時(shí)候，你會(huì)看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。
2）文件夾
根據(jù)不同國(guó)家建立6個(gè)根文件夾：韓國(guó)、日本、美國(guó)、俄羅斯、哥倫比亞、英國(guó)。然后在“韓國(guó)”里面再建立一個(gè)公司名稱的文件夾，之后再根據(jù)訂單的年期分為2011、2012、2013、2014、2015、2016。進(jìn)入2016后，逐個(gè)建立“包裝資料”、“客戶po”、“pi”、“采購(gòu)合同”、“大貨照片及驗(yàn)貨情況”、“裝船通知”、“報(bào)關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個(gè)txt文本，一個(gè)是“到款記錄”，一個(gè)是“快遞單號(hào)記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
3）方便快捷的報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算表
對(duì)于每天有很多客戶需要報(bào)價(jià)的外貿(mào)工作者來說，報(bào)價(jià)單一個(gè)個(gè)去做是件沒費(fèi)力的事，精力會(huì)跟不上。因此我們因此需要一個(gè)表格能高效、方便、快捷的報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算來幫助我們簡(jiǎn)化報(bào)價(jià)前的工作。 最好填上采購(gòu)價(jià)、退稅率、匯率 等一些基本的數(shù)值，就能給出報(bào)價(jià)的參考意見的。